各單位、各部門：
為切實做好2019年檔案歸檔工作，確保學校2018年各項工作中形成的檔案材料完整歸檔，實現規范化、科學化管理，現就有關事項通知如下：
一、歸檔范圍
（一）各單位、各部門文件材料收集歸檔的具體范圍，請按照《北京工商大學檔案管理辦法》中歸檔范圍和保管期限表執行。凡2018年1月1日至12月31日形成的、屬于歸檔范圍的文件材料都要收集歸檔。
（二）各單位、各部門2018年度舉辦的重大活動、重要工作形成的具有保存價值的各類文件材料，均要收集歸檔。其中文件材料較多的，按活動、工作項目立專題卷，具體操作要求按照《北京工商大學關于“重大活動、重大事件、重要會議、重要人物、重要實物”檔案及時收集歸檔的辦法》執行。
（三）各單位、各部門反映學校歷史真實面貌的實物，包括各類獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等；公務活動中獲贈的紀念品；上級領導、知名人士的題詞、字畫等；本單位、本部門自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章，都要收集歸檔。
二、歸檔要求
（一）凡應收集歸檔的文件材料，各單位、各部門要努力做到文件材料完整、準確、全面。
（二）收集歸檔的各類文件材料都應是原件，復印件及傳真件等一般不能作為歸檔文件材料。依據性、憑證性文件材料的印章、簽名等要素必須齊全、清晰。各類文件材料用紙、書寫墨跡等要規范、標準，確保文件材料的有效性。各單位、各部門檔案員應按照收集原則和重點并根據歸檔范圍，在平時積累組卷的基礎上，收集文件材料，詳見附件《文件材料收集注意事項》。
（三）各單位、各部門檔案員將文件材料收集齊全并進行初步分類后，應先通知檔案館老師指導驗收，準確無誤后再進行分類預立卷，編寫頁號，打印（或填寫）卷內目錄和案卷移交目錄。
（四）收集歸檔的文件材料包括紙質文件材料和相關的電子文件材料。紙質文件材料整理立卷的具體操作要求按《北京工商大學檔案管理辦法》執行。電子文件材料的收集、歸檔，具體操作要求按《北京工商大學電子文件歸檔與管理暫行辦法》執行。
（五）請各單位、各部門檔案員親自報送檔案材料。
三、歸檔時間
歸檔時間自本《通知》發布之日起，至5月31日止。請各單位、各部門務必在規定時間內完成立卷歸檔。
聯系人：張晶晶 劉揚 電話：68984662
地 址：阜成路西校區教二樓102室
附件：
1. 北京工商大學檔案管理辦法
2. 北京工商大學關于“重大活動、重大事件、重要會議、重要人物、重要實物”檔案及時收集歸檔的辦法
4. 文件材料收集注意事項
5. 案卷移交目錄
檔案館
2019年3月5日