各部門：
為切實(shí)做好2013年歸檔工作，確保學(xué)校2012年各項(xiàng)工作中形成的文件材料完整歸檔，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔范圍
1.各單位文件材料收集歸檔的具體范圍，請(qǐng)按照《北京工商大學(xué)檔案管理辦法》中歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。凡2012年1月1日至12月31日形成的、屬于歸檔范圍的文件材料都要收集歸檔。
2.各單位2012年度舉辦的重大活動(dòng)、重要工作形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料，均要收集歸檔，其中文件材料較多者的，按活動(dòng)、工作項(xiàng)目立專題卷。
3.收集歸檔的文件材料包括紙質(zhì)文件材料和相關(guān)的電子文件材料。
二、歸檔要求及注意事項(xiàng)
1.凡應(yīng)收集歸檔的文件材料，各單位要努力做到文件材料完整、準(zhǔn)確、全面。
2.收集歸檔的各類文件材料都應(yīng)是原件，復(fù)印件及傳真件等一般不能作為歸檔文件材料。依據(jù)性、憑證性文件材料的印章、簽名等要素必須齊全、清晰。各類文件材料用紙、書寫墨跡等要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，確保文件材料的有效性。
3.各歸檔單位兼職檔案員將文件材料收集齊全并進(jìn)行初步分類之后，應(yīng)先通知檔案館老師指導(dǎo)驗(yàn)收，準(zhǔn)確無(wú)誤后再進(jìn)行分類預(yù)立卷，編寫頁(yè)號(hào)，打印（或填寫）卷內(nèi)目錄和案卷移交目錄。
4.紙質(zhì)文件材料整理立卷的具體操作要求按《北京工商大學(xué)檔案管理辦法》執(zhí)行。各單位應(yīng)注意電子文件的收集、歸檔，各單位形成的有保存價(jià)值的音頻、視頻、圖片和文件電子版也可以直接向檔案館移交。
5.請(qǐng)各部門兼職檔案員親自報(bào)送檔案材料。
三、歸檔時(shí)間
1.全校歸檔時(shí)間為3月1日至6月30日，請(qǐng)各單位在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按時(shí)立卷歸檔。
2.為保證各部門及時(shí)完整歸檔，我們將于5月6日起在檔案館主頁(yè)發(fā)布《各單位2012年文件材料歸檔進(jìn)度表》，及時(shí)通報(bào)各單位文件材料歸檔情況。
業(yè)務(wù)指導(dǎo)： 張晶晶、王愛群 電話：68984662
地 址：阜成路校區(qū)教二樓102室
特此通知
檔案館
2013年2月26日
(擬稿：張晶晶 審核：張曉磊 編輯：李楊蕓）