7月18日，志愿者業(yè)務(wù)口副經(jīng)理丁偉芳和兩位老師就賽前準(zhǔn)備及賽時(shí)運(yùn)行計(jì)劃進(jìn)行了討論，其中包括“志愿者之家”管理?xiàng)l例、慰問(wèn)巡查工作規(guī)范、志愿者工作賽時(shí)應(yīng)急機(jī)制、工作例會(huì)制度以及志愿者激勵(lì)保障通用政策。

在討論賽事運(yùn)行物資計(jì)劃時(shí)，他們將列出的物資一一篩選，以確保沒(méi)有任何一件物品是多余的，也沒(méi)有任何一件物品被遺忘。清涼油、十滴水、菊花茶等祛暑物品、“志愿者之家”的娛樂(lè)物資、志愿者的紀(jì)念品等，都在這份物資計(jì)劃中得到體現(xiàn)。討論中，運(yùn)行組的紀(jì)彬彬老師提出：應(yīng)購(gòu)置茶桶，直接將沏好的茶水提供給志愿者，而不是提供茶葉和熱水，以避免浪費(fèi)茶葉及剩茶根隨意丟棄的現(xiàn)象發(fā)生。這一意見(jiàn)提出后，得到了副經(jīng)理丁偉芳的認(rèn)同，并且立即寫入物資清單。例會(huì)什么時(shí)候開(kāi)、開(kāi)會(huì)時(shí)說(shuō)哪些內(nèi)容、“志愿者之家”如何布置、志愿者手冊(cè)的內(nèi)容，等等，每個(gè)問(wèn)題都會(huì)被細(xì)化。

在這次奧運(yùn)會(huì)的服務(wù)中，宣傳組將會(huì)為每名志愿者拍攝最短時(shí)長(zhǎng)為一分鐘的視頻，包括自我介紹、工作記錄等，以制作紀(jì)念光盤，記錄這難得的服務(wù)奧運(yùn)的工作場(chǎng)景。同時(shí)，宣傳組也要保證每名志愿者都有圖片資料保存，制作團(tuán)隊(duì)紀(jì)念冊(cè)。

賽時(shí)，兩部志愿者熱線將開(kāi)通，一部位于志愿者服務(wù)處，用于志愿者意見(jiàn)投訴及反饋；另一部位于“志愿者之家”，用于志愿者對(duì)于乘車路線的咨詢。